丁寧に生きる

私の職場での仕事のひとつに、社内便を開封してみんなに配布するということがあります。
開封すると、送り状が付いていてるので、現物とチェックしますが、これが意外と大変です。

各自社内便用の封筒に宛先の部署名と名前、差出人の部署名と名前を書いて、送り状には宛先も差出人も名前だけを書くようになっています。
しかし、宛名や差出人が個人でないこともあり、その場合は封筒にも送り状にも部署名を書きます。
そうすると、次に送り状を記入する人がつられて本当は個人名を書かないといけないのに部署名を書いてしまったりするんだと思うんです。

本来はそれを発送元の係りの人がチェックして訂正された状態で送られてこないといけないのですが、そのチェック機能が働かずそのまま送られてきたりします。
私のところでは、封筒には個人名が書いてあるのに、送り状には部署名が書かれていて、送り状と現物が一致しないため上司に報告し、発送元に確認してもらわなければいけません。

ほかのものが全部一致したので、残ったものはこれだけだからおそらくこれでいいだろうというような判断はしてはいけないと言われていますので、確認が取れるまでそれと一緒に届いたほかの社内便も配布できずストップになります。

配布を待っている人たちからはなぜ配れないのかと催促されることもあるのですが、細かいことかもしれないけれど、きちっと完全一致しないと配布できない 、それがルールなのです。

特に難しいことではないのですが、ぼんやりしているとそのように前の人につられて間違えてしまったり、社内便用の封筒は宛名を書く欄がたくさんあり、受け取った人は自分あての宛名などを線を引いて消して次に送る際はその下に新しい宛名などを書くのですが、時に、 それを忘れて前の宛名などが残った状態で発送のところに入れられたりしています。
送る人は送り状に宛名を書くのですが、その際、封筒と送り状の宛名を照合しないで入れちゃうんでしょうね。
自分で送るものだからそこまで確認しないんでしょう。
今日もそのようなケースがあり上司に報告し、それを送ろうとしたと思われる方が不在でしたのでその上司に連絡し中身を確認して封筒の宛名などを記入していただきました。

社内のインシデント報告が時々回ってきますが、簡単なことを丁寧に行う、細かいことにも注意を払う習慣が、ちょっとした不具合にも気づけ、大きなミスを防ぐことにつながるのではと思います。